WBSの作り方 – 新しくイベントやプロジェクトを開始する際に便利なツールですが、事前準備が大事です

WBS（Work Breakdown Structure）って何なん

システム部に所属していると、よくWBSというものを作ります。これはプロジェクトのタスクを構造化して遅延や抜け漏れがないようにするものです（アジャイル開発等で最近は使われなくなってきていますが・・・）。これは小さなタスクから大きなプロジェクトまで共通して使えるツールであり考え方で、その理論についてはいろいろなところで紹介されています。

ただ、WBSは初心者がいきなり作り始めてもうまく行かないことが多いです。ここでは実例を紹介しつつ、WBSを書き始めるための事前準備の仕方を紹介したいと思います。

忘年会のWBSを作ってみよう

WBSは主にプロジェクトの責任者が作成しますが、個人で行っている仕事の整理や、仕事とは関係ないレジャーなどの計画にも使用できます。ここでは、忘年会の幹事を例にとって作ってみます。

忘年会の幹事を任されたぞ。

幹事は会費も安くしてもらえるから引き受けたけど、まあ適当にやればいいかな…

全体で１５０人くらいになるけど、大丈夫？

余興とかちゃんと考えとかないと収集つかなくなるかも…

え・・・もちろん。

（引き受けなければよかった）

手順

単純に忘年会と言っても、内輪でやる数人のものから、事業部全体で行う１００人を超えるものまで多々あります。大きいものはある意味一大プロジェクトですので、きちんと計画を立てておく必要があります。

目的を決める

漫然とやってもいいけど、目的をはっきり決めておくと迷ったときに判断しやすいよね。

忘年会に酒以外の目的とかあるの？

何かを始めるときは、何であれ目的をはっきりさせることが重要です。

慣例でやっている忘年会であっても、目的はあるはずです。それを再確認しておきましょう。
目的がはっきりすれば”席はくじでランダムに座ってもらおう”とか”今年の仕事で輝いていた人ベスト１０”とか余興の方針も決めやすくなります。

・会社として、1年間の業務を慰労したい
・いい機会なので、直接業務上のやり取りが発生しない
　人たちで会話をしてもらい、コラボレーションにつなげたい
・一体感を醸成してモチベーションアップにつなげたい
・メンバーのストレスを発散してもらいたい

コミュニケーション苦手だから、席がランダムとかマジ勘弁してほしい…

必要な項目を洗い出す

では、目標がはっきりしたところでやることを考えます。まずは、大きな括りでやらないといけないことを考えてみましょう。名詞だと曖昧になってしまうので、”会場”ではなく”会場を決める”などの動詞にしたほうが明確になります。

この項目は後からでも修正できるので”これは大きな括りになるか、細かすぎないか”…等あまり深く考えずに出していってOKです。

ブレークダウンする

大項目候補が決まったら、それぞれを達成するために何が必要か、ブレークダウンして検討します。このあたりの作業は複数名で実施したほうが抜け漏れなく洗い出せるので、予算以降は幹事グループが決まった後でも良いかもしれません。

この作業は、マインドマップを使うと整理しやすいかもしれません。また、アナログでやる場合は次のステップで項目を並べたり入れ替えたりできるように情報カードで検討すると効率的です。

余興はたくさん入れたいな！

というか俺に歌わせろ！

でもあまり入れすぎると落ち着いて食べる時間もなくなるし、、ビンゴも時間取るよね。

俺に歌わせろー！

ブレークダウンしていくうちに大きなタスクを思いついたりすることもあります。例えば余興を決めるためには時間配分を決めておく必要があり、ということは全体の構成を考えておかないといけないということがわかったりします。

その場合は、大項目を追加してそれに対してまた具体的なタスクを考えていきます。

逆に、考えている途中でタスクとしての粒度が違うな、と思ったら別のタスクのサブタスクにしたりして整えていきます。
重要なのはタスクの抜け漏れをふせぐことで、全体の構成についてはやっていくうちに慣れていくのでまずは適当でもいいと思います。

依存関係、前提条件を整理する

依存関係、前提条件を確認していきます。　

大きな依存関係は逆転することもあり、例えば余興や参加人数に合わせて会場を決めるケースもあれば、先に会場が決まってしまっていてそこに合わせて色々決めていく必要があることもあります。
いずれにしても、そのタスクを行うにはこれが決まっていないといけない、というものを特定します。それぞれのタスクにかかる日数を足していくと、”この日までにはこれが終わっていないといけない”ということがはっきりします。