Touch Portal入れてみたけど、アプリやURLのランチャーだけにしか使ってないな…なんか色々機能があるみたいだけど、配信とかに使うわけでもないし。
いろんなアプリケーションに用意されているショートカットを活用するだけでも便利に使えるから試してみたら？
ということで、Touch Portalを使った効率化のアイデアを紹介します。これはTouch PortalだけではなくStream Deckでも同じように使えると思います。
どんな事ができるの？
”Touch Portal紹介”でも書いたように、Touch Portalは”覚えにくいショートカットの見える化”に力を発揮します。
特に、本当に頻繁に使う機能”Ctrl+C””Ctrl+V””Windows+L”などはいちいち登録せず覚えてしまったほうがいいですが、アプリケーション独自のショートカットや手順が複雑なものはこのアプリを使うことで便利な機能をワンタッチで実行でき、効率化を図ることができます。
使い方の紹介
では早速紹介します。なるべく汎用的なものから紹介していきます。
１．Chromeのショートカットを登録
いまやWebブラウザは単なるブラウザではなく色々なアプリやサービスが動くミドルウェアの位置づけです。ここではChromeを例にしていますが、大体のブラウザは同じようなショートカットを持っているのでどのブラウザでも活用できるでしょう。
- 新しいウィンドウを開く Ctrl+N
- 新しいタブを開いてそのタブに移動する Ctrl+T
登録は簡単、”Input”のLow-level Key PressでCtrlとTキーをクリックするだけです。
同じような機能にVirtual Key Pressがありますが、こちらはタイミングによっては正常に認識できない場合がありますので、Windowsの場合はLow-levelの方だけ使えばOKです。
- 開いている次のタブに移動する Ctrl+Tab または Ctrl+PgDn
- 開いている前のタブに移動する Ctrl+Shift+Tab または Ctrl+PgUp
- 現在のタブを閉じる Ctrl+W または Ctrl+F4
- 閉じたタブを閉じた順序で再び開く Ctrl+Shift+T
- ブックマークから選択する Alt+F→B
ブックマークの表示は、メニューを表示してブックマークを選ぶ、という2つのステップに別れます。その場合は、一度AltとFを選択したら”Add”で確定して、再度Low-levelでBを選択します。
パソコンの性能などが低くあまり早くキー操作をしてしまうとうまく動かない場合は、Logicの”Wait for Timer”を追加します。デフォルトの100ミリセコンドにすると、Alt+Fを押してからBが入力されるまでの間に0.1秒間を開けてくれるので、処理落ちを防ぐことができます。
２．Outlook
最近はチャットツールの活用機会も増えてきましたが、依然外部とのコミュニケーションはメールがメインのためパソコンに向かっている間はメールを見ている時間が一番長い、という人も多いと思います。
- Ctrl+1 メールボックス
- Ctrl+Shift+I 受信トレイ
- Ctrl+2 予定表
- Ctrl + Y 別のフォルダーに移動する。
予定表とメールボックスを行ったり来たりする人は、これらのショートカットを登録しておくと良いでしょう。その時、メールボックスと予定表だけではなく一番見る頻度が高い受信トレイにダイレクトに戻れるショートカットも登録しておくとより便利です。
また、Ctrl+Yは各フォルダへ移動するダイアログボックスを表示してくれるので、画面が狭くて窮屈という人は左側に並んでいるフォルダビューを閉じてしまい、このダイアログで移動するというのもありかもしれません。
- 検索 Ctrl+E
- 日付でソート Alt →V→ AB→D （差出人、スレッドなども）
場合によっては細かく検索条件を指定するよりキーワードで検索したあとにリストを並べ替えしたほうが早く見つかることがあります。このへんも登録しておきましょう。
- メールのテンプレート
- テンプレートファイルの選択 Alt→H→I→I→O→下→下→下→下
メールのテンプレートは、よく辞書登録で使うテクニックです。”お世話になっております～よろしくお願いいたします/署名”などの定型文を社内、社外などケースごとに登録しておくというものですね。
また、Outlookにはテンプレート機能というものがあります。こちらを使うと本文だけではなく表の入った複雑な書式や宛先、差出人などもセットしておくことができるので便利さが増します。
※メールのテンプレートについてはこのあたりを参照
個人的には業務担当に依頼するメールは必要事項が記入されていないと突き返されるので、宛先定型文の他に必要な添付資料などの説明をすべて記載しておいてテンプレートを作っています。
最後に下下…と入っているのは、フォームの選択ダイアログを開いた際にデフォルトのフォルダーが標準のフォームライブラリになっているのですが、私の場合は下書きフォルダにテンプレートファイルをおいているのでそこを選択するまでを一連のキー操作に登録しているためです。このあたりは、ご自身の使い方に応じて調整をしてください。
- 書式の統一 Ctrl+Space
- リボンのオフオン Ctrl+F1
書式の統一は、返信や引用などでフォントがバラバラになったときに、範囲を選択して実行することでデフォルトの書式に変更することができます。
リボンのオフオンは、これも狭い画面を有効活用するときに便利です。覚えておくのは大変ですが、Touch Portalならボタンになっているので気軽に活用できるでしょう。
３．ブラウザへの個人情報の入力
ここからはサクサク行きます。
まずよくあるケースが、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを登録するケースです。個人情報となるので扱いは自己責任になりますが、なんだかんだで入力するケースが多かったりするので登録しておくと便利です。不特定多数の方が触れるケースでパスワードなどを登録するのは避けたほうがいいかもしれません。
４．メモ
ショートカットに近いかもしれませんが、ふと気がついたときのメモや作業ログを取っている人もいると思います。
これは、メモ帳を開いて、一番上に日時を入れて行を空けるというところまでを自動化した例です。
５．Excelの作業の自動化
MicrosoftのOfficeは、Outlookでも説明したとおりキーボードの入力補助が充実しているので、Excelの操作も代替できてしまいます。ここでは個人的によく使うものをいくつか取り上げましたが、Altキーから始めることでほとんどのマウスクリックを代用することができます。
- 値の貼り付け
- セルの結合・解除
- トリミング
６．よく使う参考資料へのショートカット
予算表や意思決定ツリー、手順書など頻繁に参照するファイルやURLをまとめたページを作って置くと必要なときにアクセスできます。直接リンクができない場合でも、その情報へのアクセス手順をマクロ化しておくことで余計な作業を行わずに深い階層までアクセスできます。
７．Youtubeのコンソール
再生・停止だけでなく、スピードアップ、字幕などもショートカットで操作することができます。
まとめ
ここで見てきたとおり、キーボードで操作できるものであればほぼなんでも実行することができます。また、ここでは基本的な機能のみを使った操作を紹介しましたが、条件分岐や変数の保管などTouch Portalの機能を使うことでより高度な作業も可能になります。
実際のところ高度な機能はそれほど使うことはないと思いますが、機会があれば紹介したいと思います。
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