Outlookの便利な使い方をいくつか、ピンポイントで紹介します。
コピペした文章の書式をなおす Ctrl＋Space
メールを作成しているとき、別のメールやドキュメントからのコピーなどをすることがよくあります。
そうすると、コピペした文章だけがフォントや大きさが変わったりしていちいち修正しないといけなくなります。
そのときに、Ctrl+Spaceを覚えておくとメールの作成がはかどります。
返信（Ctrl+r）送信（Ctrl+Enter）
大量のメールをサクサク処理していくときはマウスに頼らずキーボードで処理することが必須です。
メールを開いたりプレビューで内容を確認している際に、Ctrl+rを押すと返信のウィンドウが開きますので、すぐに返信を始めることが出来ます。Ctrl+Shift+r だとCCを含めた”全員に返信”になります。
Ctrl+rで返信を書いたら、Ctrl+Enterでそのメールを送信できます。これで、キーボードから手を離さずにメールの返信が可能です。
受信トレイを毎日１０分で０件にする手順 で記載したやり方と併用することで、毎日のメールの処理をすべてキーボードのみで実行することが可能になりますので、この２つはぜひ覚えてください。
なるほど、やってみますね！（なんか覚えるの面倒だしいいや）
一日のメールが、数十件程度ならマウスを使っても問題ないですけどね。
テンプレートの活用
メールを作成する際に、以前送ったメールを流用して送ることがあります。
その際に、気をつけないと宛先の名前を前のままにしてしまったり、もとの不要な部分を消し忘れたりして恥ずかし思いをすることがありますよね（ありますよね？）。
そこで、再利用する可能性が高いメールはテンプレートしておくことをおすすめします。もちろん、これまで再利用せずに毎回１から書き直していたという方にもおすすめです。
手順はいくつかありますが、以下の手順が簡単です。
- テンプレートとなるメールを新規に作成する
- ファイル→名前を付けて保存、でOutlookテンプレートを選択する
- 任意の場所の保存する
このとき、ToやCCに必ず入れるアドレスを予め入れておくことができます。
また、デフォルトの保存先はOutlookのテンプレート用のフォルダになりますが、自分の開きやすいフォルダ（MyDocument＞テンプレート、など）を作って保存しておいたり、共有フォルダを作って部内で共有することでより活用することが可能です。
いかがでしたでしょうか。ここで紹介しているショートカットキーは特におすすめのものです。
このページを見ているということはメールの処理で問題を感じているということかと思いますので、ぜひ一つづつ取り入れてい言ってみてください。
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