今日も忙しくてメールが見きれなかったよ。とうとう受信トレイに未読が10,000件溜まったよ！困っちゃうな！ HeHeHe!
へー、そうですか。
メールが増えすぎてどうにもならない、というひとはまだ多いようです。
頑張って数十にもフォルダ分けしている人もいますし、諦めて全部受信トレイに放置、未読１万件、とかなっている人もいますね。
これで業務効率上無駄の発生が多いですし、また精神衛生上非常によろしくないです。。。
ということで、私が実行している手順をご紹介します。
参考になりそう、という方は一度試してみていただければ幸いです。
一日の受信件数が300件くらいまでで、CCが多い、という方はこのやり方で回せるのではないかと思います。
概要
一言でいうと、
”メールは最初に開いた瞬間に処理をして受信トレイから移動させる”です。
・・・はい、わかります。それができれば苦労しないですよね。なので、これからどうやってやるかを説明します。
手順
- アーカイブフォルダ（個人用フォルダ）がない場合、一つだけ作成します。
- フラグ付きのメールだけを表示する検索フォルダを作成します。
- ショートカトキーを2つ設定します。
- 一つは確認してOKのものの処理（Ctrl+Shift+1）
- 2つ目はタスクになるものの処理（Ctrl+Shift+2）
- 以上！
効果
この設定と考え方の習得によって、メール処理にかける時間の短縮とToDoを明確にすることができます。
この設定にかかる時間
この設定にかかる時間は１０分です。
GTDによる処理のススメ方
GTDは、Getting Things Doneの略で、タスク処理の手法です。
ここでは、そのうちの振り分けのフェーズのやり方を使います。
そのメールによって作業が発生しない場合
そのメールが、自分の作業が必要になるものか、または参照して終わりかを判断します。
- 参照するだけの場合は、内容を確認してアーカイブします。
- 重要な情報だから後で見るかもしれない、というものも、後で検索できるので安心してアーカイブしましょう。
※検索、情報の整理の仕方については、別途記事を作成したいと思います。
処理が必要な場合
- ２分以内に完了するものは、その場で実行した上でアーカイブします。
- ２分を超えて作業が必要になるものはタスクのフラグをつけてからアーカイブします。
アーカイブフォルダの作成（ない場合）
保管先はOutlookでデフォルトで作成されるArchiveフォルダです。
※契約しているオプションによってはArchiveフォルダがない場合があります。その場合は作成しましょう。
※Archiveの作成先は、会社の都合などでサーバの容量が制限されているのでなければOnline（左側のツリーの、メールアドレスの下の階層）がベストです。
基本的に、現在のアウトルックではフォルダ分けは不要です。なぜなら、検索するときにフォルダに分けた条件も含めて検索すればいいからです。
つまり、”案件ごとにフォルダを分けておく”よりも、その案件に関するメールに含まれている可能性のあるキーワードで全体を検索したほうが早いということです（会社名や担当者名、プロジェクト名など）。
また、フォルダに分けておくとこうもり問題のために分類に手間取ったり、後でどのフォルダで検索すればよいか迷ってしまうというリスクも発生します。
検索フォルダの作成
アーカイブフォルダを作ったら、次にフラグを付けたメールだけを表示させる検索フォルダを作成します。
Outlookの左側の”検索フォルダー”を右クリックして新しい検索フォルダーをクリックし、フラグの設定されたメールを選択します。
これで、やるべきタスクのみが表示されるフォルダができました。
もし、目的のもの以外のフラグ付きメールが表示されてしまっている場合、表示させるフォルダをアーカイブのみに変更します。
ショートカットキーの設定
１，２の手順でこの運用は可能ですが、いちいちメールにフラグを付けたりドラッグするのは面倒なので、ショートカットキーの設定をします。
”クイック操作”の機能を使って、アーカイブ（または自分の作成したフォルダ）へメールを移動するクイック操作のショートカットを作ります。
実行！
これで準備は完了です。朝メールを開いたら、右手でコーヒーをもちながら左手でCTRL+SHIFT+1とCTRL+SHIFT+2を押していくことで受信トレイが空になり、やるべきタスクが明確になります。
整理が終わったら、優先順位をつけて実行していきましょう。完了したらフラグを外すのを忘れずに！フォルダはそのままなので、自動的に完了した案件として保存されます。
この運用に慣れてきたら、次はその場での返信もショートカットを使っていきましょう。
でも、できない・・・？
この手順を行うには、以下の点に注意が必要です。
うーん、どっちにするか迷うので、一旦このままにしておこう…
必ずその場で判断してどちらかに移します。判断する訓練をすることで、次回同じようなメールが来た際の判断基準が明確になります。
後で見返したいから、未読に戻そう
3度手間なのでやめましょう。なぜ見返したいと思ったのかを考えて、処理をするのかどうか決めましょう。
ここに書いてある情報を別の場所に転記するので、一旦このままにしておこう
- 長期的に体系的に整理する必要があるもの、見積書などの証跡などはドコに整理するのか予め決めていないと、このような状態に陥ります。必要なドキュメントは保管する場所をきちんと決めるタスクとして保管しましょう。適当に保管するくらいなら、アーカイブしてしまって後で必要になったときに検索したほうが早いこともあります。
- 保管場所のルールが決まっていれば、以後はその場で処理するタスクにすることができます。
すでに受信トレイに数千件あるので、手遅れです！
- 昨日までのメールは一旦”未整理”フォルダを作ってすべてそこに移しましょう。
後で適宜見返して・・・ということになりますが、そのままにしておいて問題ないことが往々にしてあります。重要なら催促されますしね
まとめ
もう一度おさらいをすると、、
- 受信トレイのメールを開いたら、その場でタスクか否かを判断する。返事をして終わるものは返信をして、アーカイブする。
- タスクとして時間をかけて処理をしてから回答する必要があるものは、フラグを付けてアーカイブする。
- 読んで終わりのもには、そのままアーカイブする
- 後で参照するものも、そのままアーカイブする
もちろん、100％この通りにする必要はありません。自分の好きなようにカスタマイズしていただければと思いますが、ポイントは、”その場で判断をする”です。”後でもう一度考える”は２度手間なので避けましょう。
コメント